Procesné štandardy odborných a odborno-metodických činností (ďalej len “procesné štandardy”) – frekventované otázky

Viac informácií, metodické usmernenie, realizované webináre a podcasty k procesným štandardom nájdete na adrese https://vudpap.sk/standardy/

V PRÍPADE ĎALŠÍCH KONKRÉTNYCH OTÁZOK K PROCESNÝM ŠTANDARDOM SME VÁM K DISPOZÍCII NA MAILOVEJ ADRESE otazky.standardy@vudpap.sk


Procesné štandardy sú v celom rozsahu platné od 18.12.2020 ako metodické usmernenie vydané VÚDPaP.
Vo forme metodického usmernenia majú procesné štandardy odporúčací charakter, nie sú vymožiteľné zákonom (právne záväzné).

V praxi to v prípade kontroly znamená, že Štátna školská inšpekcia môže od 18.12.2020 posúdiť dodržiavanie procesných štandardov a dať návrh na odstránenie prípadných nedostatkov, nemôže však vyvodiť voči zariadeniu sankcie.

Procesné štandardy tvoria základ pre pripravované obsahové štandardy, ktoré budú vymožiteľné zákonom. Obsahové štandardy nebude možné napĺňať bez naplnenia procesných štandardov. Predpokladaný termín vydania obsahových štandardov je august 2021.

Obdobie do júna 2021 tak slúži zariadeniam pre oboznámenie sa, vyjasnenie si prípadných otázok (vnútorne, či priamo s VÚDPaP), vyhodnotenie toho, či pracujú v súlade s procesnými štandardmi a postupnú implementáciu.

Na základe pripomienkovania procesných štandardov odbornou verejnosťou bolo zredukovaných 60% z pôvodných administratívnych krokov.

Záznamy a zápisy, ktoré sú uvádzané ako výstupy jednotlivých procesných krokov, predstavujú stručné zaznamenanie relevantných údajov a môžu mať podobu súhrnnej informácie o vykonanej činnosti.
Väčšina administratívnych krokov vyžaduje len veľmi jednoduchý zápis. Všetky zapisované kroky sú bežnými „mentálnymi krokmi“, ktoré odborníci počas svojej práce štandardne vykonávajú, teraz ich však skratkovito zaznamenajú na papier. Metodické usmernenie neurčuje striktne formu zápisov a administratívnych výstupov.

Zámerom záznamov nie je navyšovanie administratívnych úkonov, ale podpora odbornosti a profesionality poradenských služieb. Môžu  slúžiť ako odborný podklad a v prípade potreby dokladovať odbornú starostlivosť v záujme ochrany samotných OZ/PZ. Najmä však prispievajú k záujmu dieťaťa, napr. v prípadoch, kedy je potrebné zachovať kontinuitu starostlivosti/poskytovaných služieb aj počas neprítomnosti odborníka, ktorý vykonával diagnostiku.

Najčastejšou odbornou činnosťou, ktorú vykonávajú poradenské zariadenia, je diagnostika. Procesný štandard diagnostika hovorí o týchto výstupoch : písomný záznam z diagnostického procesu, zaznamenanie predbežnej hypotézy, diagnostickom cieli a vybraných diagnostických metódach.
V prípade, že by sme v poradenskom zariadení napríklad mali poskytovať odborné činnosti dieťaťu, ktoré rodičia objednali pre neprospech v škole, vyzerali by tieto záznamy napríklad takto:
“pomalé čítanie, zámena písmen, VPU? intelekt, WISC-III, kresba postavy”
V tejto vete sme naplnili všetky potrebné záznamy. Pokiaľ nebolo potrebné k prípadu zvolávať odborné konzílium a výsledky sú jednoznačné, v súlade so štandardom stačí do Osobného spisu zhrnúť diagnostický záver a odporúčania, napríklad: VPU aktuálne nepotvrdené, rodičom odporúčané hry na zvýšenie pozornosti, kontrola o 6 mesiacov. Bližšie rozpracované odporúčania budú uvedené v diagnostickej správe, ak je potrebné ju napísať.

V procesných štandardoch uvádzame názvy existujúcich, ako aj nových príloh. Procesné štandardy definujú obsah príloh, ale neurčujú ich formu.
Ak má zariadenie vlastnú šablónu prílohy, platí, že môže naďalej využívať túto, ak napĺňa uvedené položky spomínané v procesných štandardoch.

K niektorým prílohám sú už existujúce usmernenia (napríklad k Správe z diagnostického vyšetrenia)  iné môžu nájsť odborní a pedagogickí zamestnanci v už vydaných alebo pripravovaných manuáloch pre jednotlivé vybrané kategórie PZ/OZ  (napr. Manuál začínajúceho školského psychológa, pripravovaný Manuál liečebného pedagóga, Príručka sociálneho pedagóga a pod.).

Zároveň budú v rámci projektu vytvorené šablóny príloh, dostupné v elektronickej podobe s možnosťou vypĺňania elektronicky i stiahnutia a tlače. Zariadenia sa následne môžu rozhodnúť používať tieto šablóny. Vytvorenie šablón prebehne do konca projektu, do mája 2023.

Procesné štandardy sú v platnosti od 18.12.2020, kedy boli vydané metodickým usmernením VÚDPaP. Metodické usmernenie k procesným štandardom má odporúčací charakter a je záväzné rovnako ako iné metodické usmernenia, ktoré boli vydané ako odporúčania pre odborné či odborno-metodické činností v poradenskom systéme.

Je dôležité aby ste procesné štandardy poznali a prijali ich do praxe vo Vašom zariadení, pretože predstavujú spoločný rámec, rámcové postupy v odbornej starostlivosti, ktorú poskytujete. Zároveň, na procesné štandardy budú nadväzovať obsahové a výkonové štandardy. Tieto budú v  zmysle platnej legislatívy vydané pokynom ministra. Budú záväzné a Štátna školská inšpekcia sa o ne môže opierať pri kontrolách a posudzovaní kvality poskytovaných služieb, pri prešetrovaní prípadných podnetov. . Obsahové a výkonové štandardy by mali byť účinné  od 1.1.2023. Dovtedy plynieprechodné obdobies priestorom na pilotné overenie štandardov v praxi, na posilnenie Vašej pripravenosti na implementáciu štandardov a cielenú podporu v tom, aby sa štandardy stali čo najlepšou oporou pre Vašu odbornú každodennú prax.

Informácie, ktoré Vám môžu pomôcť pri zavádzaní štandardov sme zatiaľ vydali v metodickom usmernení, vo webinári a podcaste. Zároveň, priamo tím expertov, ktorý štandardy tvorí, pravidelne odpovedá na otázky z mailu: otazky.standardy@vudpap.sk.

S cieľom dostupnej a profesionálnej podpory pri implementácii štandardov boli v rámci projektu zriadené Regionálne projektové centrá. Kolegovia z centier vo Vašom kraji sú pre Vás  kontaktným bodom, na ktorý sa môžete obrátiť so svojimi otázkami. Regionálne tímy Vám poskytujú podporné nástroje pre implementáciu štandardov.

Séria podporných nástrojov Vám pomôže pozrieť sa na to,  ako na tom aktuálne ste s napĺňaním štandardov. Tieto nástroje slúžia výlučne pre Vás, vedúcich a odborných zamestnancov. Patrí k nim Mapovanie pripravenosti, Sprievodcu samohodnotením a Metodika stratégie inštitucionálneho rozvoja.

Mapovanie pripravenosti je podporný nástroj, ktorý prebieha/l najmä formou pološtruktúrovaných rozhovorov na základe dotazníkov, s cieľom pomôcť zariadeniam pomenovať riziká, potreby a podnety pre nadchádzajúcu implementáciu štandardov.

Zariadenia sa počas rozhovorov vyjadrili k možným rizikám, ale aj k návrhom na zlepšenia, či vlastným potrebám vo vzťahu k ich každodenným odborným činnostiam. Prínos spočíval v štruktúrovanej a cielenej možnosti zamyslieť sa a hovoriť o zverejnených štandardoch, pripraviť sa tak na kroky pri ich implementácii v prechodnom období s cieľom prekonania možných prekážok.

Medzi pomenovanými potrebami či potenciálnymi prekážkami boli spomenuté napr. Potreba prepojiť štandardy s evidenciou činností a výkonov v zariadeniach, či potreby vo vedení v otázkach metodického usmerňovania, ktoré  pomáhajú lepšie adresovať podporu prostredníctvom národného projektu VÚDPaP “NP Usmerňovať pre prax”). Mapovanie prinieslo aj uvedomenie si limitov zariadení a ich motiváciu sa ďalej rozvíjať, napr. v oblasti získavania spätnej väzby a autoevalvácie.

Cez mapovanie zároveň vznikol priestor pre podnety a návrhy k vznikajúcim obsahovým a výkonovým štandardom,  čím im bolo umožnené nepriamo participovať na ich tvorbe.

Aj na základe uvedeného bol vytvorený ďalší podporný nástroj – Sprievodca samohodnotením.

Sprievodca samohodnotením je metodika, ktorá pomáha zariadeniam získať potrebnú spätnú väzbu (hodnotenie) k miere plnenia štandardov. Otvára tému samohodnotenia ako takého a následne sprevádza zariadenie v tom, ako sa pozrieť na procesné štandardy cez realitu svojho zariadenia. . Môžu tak samostatne získať konkrétny obraz o tom, ako už dnes napĺňajú procesné kroky v jednotlivých štandardoch. , Pri samohodnotení sa môžu oprieť o prílohy, pomocné dokumenty, ktoré sú súčasťou Sprievodcu – napríklad zoznam hodnotiacich indikátorov, formulár samohodnotiacej správy.

Dokument vypracovaný k procesu samohodnotenia, ktorý bude zverejnený na stránke VÚDPaP, sprevádza  zariadenie krok po kroku “pohľadom dovnútra”. Je na samostných zariadeniach, či nástroj využijú. Zariadenia môžu využiť aj ponúkanú asistenciu/podporu zamestnancov Regionálnych projektových centier

Pripravujeme podporné dokumenty k sprievodcovi – súbor autoevaluačných nástrojov. Zariadenia tak budú môcť využiť ďalšie hotové nástroje k nastaveniu procesov a činnosti vo vnútri svojej organizácie. Pokračujeme tiež s podpornými webinármi na témy súvisiace so štandardami, či  spodporou inštitucionálneho rozvoja (multidisciplinarita, inovácie…)

Metodika stratégie inštitucionálneho rozvoja (SIR) uľahčuje strednodobé plánovanie. . Súčasťou metodiky je viacero konkrétnych pomôcok,  napríklad formulár pre vypracovanie stratégie s prílohami, ako napr. finančné plánovanie.

Strategické plánovanie je dôležitým procesom a tvorí bežnú súčasť vedenia či rozvoja akejkoľvek inštitúcie. Ak je jeho výstupom konkrétny dokument, zariadenie sa oň môže oprieť napr. aj pri pripravovanej možnosti zapojiť sa do dopytovo-orientovaných projektov, vďaka ktorým si zariadenia budú môcť požiadať o finančné prostriedky. Strategické plánovanie zároveň pomôže zariadeniam pružnejšie reagovať na rôzne prichádzajúce zmeny na systémovej úrovni a ich implementáciu.

SIR je prepojená so samohodnotením, vychádza z neho. Strategické plánovanie otvára priestor zamestnancom spolupodieľať sa na tvorbe vízie, definovaní potrieb a strategickom plánovaní zariadenia aj v súvislosti s implementáciou štandardov, definovaní prekážok, problémov a hľadaní riešení v rámci tímu.

Viaceré otázky sa týkajú záznamov a zápisov o odbornej činnosti – či je potrebné ich zaznamenať na osobné tlačivo,  na ktorom mieste Osobného spisu majú byť uvedené, akú majú mať formu záznamy výstupov.

Záznamy a zápisy, ktoré sú uvádzané ako výstupy jednotlivých procesných krokov, predstavujú stručné zaznamenanie relevantných údajov a môžu byť písané formou súhrnu za danú činnosť.

Zámerom záznamov nie je navyšovanie administratívnych úkonov, ale podpora odbornosti a profesionality poradenských služieb, ako aj efektívnejšia odborná starostlivosť, napr. zastupiteľnosť odborníkov a kontinuita služieb. Môžu tiež slúžiť ako podklad v prípade potreby dokladovať odbornú starostlivosť v záujme ochrany samotných OZ/PZ.

Odpoveďou na otázky tykajúce sa formy, prípadne miesta záznamu v dokumentácii, je že v tomto ohľade rešpektujeme zaužívanú prax daného zariadenia/OZ.

Všetky zapisované kroky sú bežnými „mentálnymi krokmi“, ktoré OZ počas svojej práce štandardne vykonávajú, teraz ich však skratkovito zaznamenajú na papier. Metodické usmernenie neurčuje striktne formu zápisov a záznamov.

Štandard Príjem a evidencia klienta uvádza, že najprv sa vyplní Žiadosť o vyšetrenie a až následne dochádza k jej posúdeniu. Je potrebné vyplniť tlačivo “Žiadosť o vyšetrenie” aj v prípade, ak vieme, že klienta nemôžeme prijať do starostlivosti?


Vo výstupe  procesného štandardu Príjem a evidencia klienta neudávame, akú formu má mať tlačivo Žiadosť o vyšetrenie a súčasťou čoho je. Poradenské zariadenie si môže určiť jeho formu. Štandard vyžaduje, aby žiadosť bola niekde zaznamenaná. Žiadosť o vyšetrenie má pridelené poradové číslo/číslo z registratúrneho denníka. V texte procesných štandardov často používame lomku „/“ ako znak, ktorý označuje možnosť, variantu a nahrádza spojku „alebo“.  Obe možnosti sú akceptovateľné.

Pri odporúčaní klienta na iné odborné pracovisko mu je poskytnuté odôvodnenie, odporučenie na iné odborné pracovisko, poskytnutie adresy, kontaktných údajov a vo vypísanej Žiadosti o vyšetrenie,  stručne zaznamenáme tieto informácie.

V procesnom štandarde Úvod do odbornej starostlivosti nie je presne určené, kde je informácia o pridelenom koordinátorovi zaznačená, miesto zaznačenia je na výbere poradne/OZ.

Osobný spis  dieťaťa v poradenskom zariadení (v texte používame skrátene Osobný spis) – je súčasťou Spisovej dokumentácie, ktorá sa vedie v poradenskom zariadení.

Osobný spis slúži na zaznamenanie potrebných údajov o klientovi a poskytovanej odbornej starostlivosti. Pojem Spisová dokumentácia je širší pojem, ktorý označuje a zahŕňa aj dokumenty, ktoré nie sú súčasťou Osobného spisu.

Čo sa týka úpravy Osobného spisu dieťaťa, nedošlo k zhode, viacerí OZ ho vnímali za postačujúci s možnosťou zakladania potrebnej dokumentácie.

Veríme, že ak by v budúcnosti vystala potreba OZ zosúladiť tlačivá a OS, radi na pôde VÚDPaPu skoordinujeme ich tvorbu.

Čo sa týka zakladania osobného spisu účastníka prevencie alebo depistáže, na základe skúseností, OZ zakladajú dokumentáciu do jedného spisového obalu k danej aktivite. V prípade, že dieťa/žiak potrebuje ďalšiu odbornú starostlivosť stáva sa klientom zaradenia a zakladá sa mu Osobný spis dieťaťa. Na kritérium spádovej oblasti pri poskytovaní preventívnych aktivít sa nahliada najmä pri obmedzených personálnych kapacitách daného poradenského zariadenia. Nie je to obmedzujúce kritérium.

Uzatváranie kontraktu ako podmienky poskytovania odbornej starostlivosti bolo odbornou diskusiou s OZ zadefinované v rámci dlhodobej a intenzívnej odb. starostlivosti ako je rané poradenstvo a terapia, formu uzatvárania kontraktu štandard neurčuje, potrebné je len zaznamenanie obsahu kontraktu ústneho či písomného. Realizácia uzatvárania kontraktu pri inej odbornej činnosti je pravdaže v kompetencii OZ.